בתור עסק או חברה, ניהול המשרות הפתוחות יכול להוות אתגר של ממש. מערכת ניהול משרות יכולה להוות יתרון לחברה ולתרום לה הרבה בניהול המשרות הפתוחות, קורות החיים שנשלחים, המועמדים הפוטנציאליים למשרה ואף עשויה לתרום בהחלטה מי המועמד אותו בסופו של דבר החברה תגייס. אחת מהדרכים הנפוצות ביותר לנהל משרות היא שימוש בפלטפורמה צד שלישי המיודעת לכך כמו למשל ClearCompany, GreenHouse או Lever.
כשמשתמשים בהם נכון, שירותים כגון אלה שהזכרנו למעלה עוזרים בתהליך הגיוס ומייעלים אותו על ידי מתן כלים לניהול המשרות, מעקב אחר תהליך הגיוס של מועמדים וגם על התקשורת איתם.
בהסבר הפרויקט הזה, נספר קצת על אינטגרציה שעשינו ללקוח בין מערכת פופולרית לניהול משרות הנקראת GreenHouse לאתר הוורדפרס של החברה.
מטרות
החברה שפנתה אלינו עם הדרישה לממשק את האתר שלהם עם GreenHouse השתמשה בשירות כבר לפני כן ושם הם ניהלו את כל הקשור בגיוס לקוחות – את המשרות, קורות החיים וגם את המועמדים. עם זאת, באתר החברה, היה טופס הגשת קורות חיים שהיה שומר את הפרטים באתר החברה ויצא שבמשך הרבה זמן, החברה ניהלה את המידע בשתי מקומות (באתר וב- GreenHouse) ובאופן ידני. אנחנו היינו צריכים לממשק בין GreenHouse לאתר החברה תוך שימוש בטופס הקיים ושמירה על העיצוב.
בנוסף לכך, החברה רצתה לשפר את חוויית המשתמש בעמוד המשרות ועל כן התבקשנו להוסיף סינונים למשרות על סמך הגדרות המשרות ב- GreenHouse. כמו כן, היינו צריכים לדאוג שהפרטים שמועמדים פוטנציאליים משאירים נשלחים כמו שצריך ל- GreenHouse ושהכל נשמר כמו שצריך.
תהליך הפיתוח
מכיוון שלא היינו צריכים רק לממשק את GreenHouse לאתר אלא לממשק אותו בצורה כזו שתשמור על העיצוב והפונקציונאליות של איזור המשרות (למשל להמשיך לאפשר לסנן את המשרות), פיצלנו את המשימה הזו ממשימה אחת גדולה למספר משימות קטנות.
קודם כל, עבדנו על למשוך את המידע מ- GreenHouse בעזרת ה- API שלהם והדוקיומנטציה שלו. המידע כלל את שם המשרה, התיאור שלה ועוד מידע שצריך להיות מוצג באתר. ברגע שהצלחנו למשוך את המידע כמו שצריך, היינו צריכים לשנות את המבנה שלו על מנת להתאים אותו למבנה הישן של המידע. זה איפשר לנו להשתמש בעיצוב ובקוד הקיים במקום שכתב אותו בהתאם למבנה הנתונים החדש.
השלב הבא היה להציג את המידע כמו שצריך באתר עצמו. זה כלל לוודא שכל הטקסט מופיע בפורמט נכון מבחינה עיצובית, התמונות מוצגות כמו שצריך ונטענות בצורה כזו שלא פוגעות במהירות טעינת העמוד.
בנוסף, היינו צריכים לוודא כי הפונקציונאליות שכבר הייתה באתר לא נדפקה עקב המידע החדש שכעת מגיע מ- GreenHouse ולא מהאתר עצמו. הרצנו בדיקות יסודיות על כל הקשור למערכת ניהול המשרות באתר. החל מאופן תצוגת המידע ועד הסינונים והגשת מועמדות למשרות שמגיעות ל- GreenHouse.
בנוסף לממשוק המשרות הפתוחות, היינו צריכים לוודא כי תהליך הגשת המועמדות למשרה מסוימת הוא כמה שיותר חלק עבור הלקוח. ממשקנו את GreenHouse לאתר החברה בצורה כזו שהמועמדים הפוטנציאליים יכלו להגיש מועמדות בקלות דרך טופס באתר החברה והמידע (כולל קובץ קורות החיים) נשלח ל- GreenHouse ולבקשת החברה, בעתם קבלת מועמדות חדשה, מנהלת משאבי האנוש בחברה מקבלת התראה בהתאם וניתן לראות את המועמדות החדשה בממשק הניהול של GreenHouse.
בסך הכל, תהליך הממשוק בין GreenHouse לאתר הוורדפרס של החברה היה תהליך רק שלבי אשר דרש תכנון נכון ובהתאם בוצע בצורה חלקה. על ידי חלוקת הפרויקט למשימות קטנות בצורה דקדנית וביצוע בדיקות לאחר כל שלב, השלמנו את הפרויקט במהירות ובהצלחה.
תוצאות
הצלחנו לסיים את הפרויקט בהצלחה לפני תאריך הסיום שהוגדר לפרויקט ועם כמות שעות עבודה נמוכה יותר מהכמות בה הוערך הפרויקט. זה איפשר לנו להוסיף פונקציונאליות נוספת להתממשקות הזו כמו פילטרים מתקדמים יותר והחברה עבורה ביצענו את הפרויקט הייתה מרוצה מאוד.
ההתממשקות הייתה בלתי נראית למשתמשים באתר ואיפשרה למגישי מועמדות להגיש את מועמדותיהם באתר החברה במקום במערכת נפרדת. ההתממשקות גם איפשרה לצוות גיוס העובדים של החברה להתנהל ולנהל את כל המידע במקום אחד ובאופן אוטומטי כמעט לחלוטין, במקום בשני מקומות נפרדים ובאופן ידני כפי שצויין בתחילת העמוד. דבר זה חוסך לצוות הגיוס זמן ומאפשר להם להספיק יותר בפחות זמן מה שגורם להם להיות יעילים יותר.
לסיכום
תהליך התממשקות האתר שלכם לכלים חיצוניים עשויים להיות מייגעים אבל עם זאת, זה עשוי להציג בפניכם יתרונות משמעותיים. במקרה הזה, יצירת ההתממשקות בין GreenHouse לאתר החברה שבנוי בעזרת וורדפרס, מאפשרת מצד אחד ניהול חלק ויעיל יותר של כל הקשור במערכת המשרות לעובדי החברה ומצד שני חוויה חלקה ונעימה למגישי המועמדות.
בתור בעלי עסקים וחברות, אתם לא צריכים לפחד לשדרג ולשפר את המערכות הקיימות ואת האתר שלכם, הרי שזה יכול לעזור לכם ליצור מערכת שלמה טובה, קלה ופשוטה יותר עבור ניהול העסק ו/או החברה שלכם. חשוב מאוד לתכנן ולבדוק בקפידה את ההתממשקויות האלה על מנת לצמצם תקלות ולהבטיח שהמערכת שלכם עבודה בצורה היעילה ביותר שהיא יכולה.
